RAPPORT DE VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ

présenté à la direction du
Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs

préparé par :
Pauline Blais & Associates

31 mars 2005

Table des matières

1. RÉSUMÉ
2. INTRODUCTION
3. CONTEXTE
4. OBJECTIF ET CHAMP DE LA VÉRIFICATION
5. APPROCHE ET MÉTHODE
6. REMERCIEMENTS
7. CONCLUSIONS DÉTAILLÉES ET RECOMMANDATIONS
   1. Contrôle des engagements
   2. Délégation de pouvoir
   3. Vérification des comptes
   4. Cartes d’achat
   5. Accueil
   6. Voyages
   7. Marchés

1 RÉSUMÉ

Le Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs (le « Tribunal ») est une agence fédérale chargée d’appliquer la partie II de la Loi sur le statut de l’artiste qui régit les relations professionnelles (relations de travail) entre les artistes oeuvrant comme travailleurs autonomes et les producteurs relevant de la compétence fédérale. Le Tribunal a été créé en 1993.

La vérification visait à déterminer si le Tribunal respectait les principales politiques et directives du Conseil du Trésor concernant les questions financières et la passation des marchés. Les vérificateurs ont commencé leurs travaux en s’efforçant de comprendre la structure organisationnelle du Tribunal ainsi que les rôles et les responsabilités de ses gestionnaires et de ses agents financiers. Ils se sont demandés si le Tribunal avait établi sa propre politique et ont obtenu de l’information sur le cadre de gestion financière en place. Une fois qu’ils ont bien compris ce cadre, ils ont examiné un échantillon d’opérations des exercices 2003-2004 et 2004-2005 jusqu’au 31 octobre 2004 inclusivement. Ils ont vérifié les opérations pour voir si les contrôles décrits comme des éléments du cadre de gestion financière avaient l’efficacité voulue.

Les vérificateurs aimeraient remercier les diverses personnes et organisations qui ont participé à cette vérification de leur aide et de leur collaboration.

Les vérificateurs ont découvert certaines lacunes qui nuisent à l’environnement de contrôle au sein du Tribunal et qui empêchent celui-ci de se conformer totalement aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (« SCT ») sur les finances et la passation de marchés. La vérification a signalé la possibilité pour le Tribunal d’améliorer ses procédures d’engagement des dépenses prévues, en entrant une opération dans le SFMC dès le lancement du processus de dépense. Ils ont recommandé que, pour qu’il n’y ait pas de contradictions entre les différents documents, la délégation du pouvoir de signer des documents financiers soit revue de manière à tenir compte de certaines limites que le Tribunal a mentionnées dans ses politiques et procédures internes. Le même instrument devrait être précisé en ce qui concerne le pouvoir d’approuver les frais d’accueil lorsque le coût d’une activité dépasse 5 000 $ selon ce qui est indiqué dans la politique du SCT.

Le Tribunal doit se doter d’un processus de vérification des comptes qui garantira au président que toutes les politiques du SCT ont été respectées. Par conséquent, les vérificateurs ont recommandé le renforcement du processus de vérification des comptes dans le cadre de la responsabilité du gestionnaire d’attester que les marchandises ont été reçues et les services rendus. Ils ont aussi fait une recommandation sur le renforcement du processus de vérification associé à l’exercice du pouvoir de payer.

Enfin, les vérificateurs ont recommandé que les pratiques liées à la passation des marchés soient examinées en vue d’un accroissement de la concurrence et de la transparence.

2 INTRODUCTION

Le Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs est une agence fédérale chargée d’appliquer la partie II de la Loi sur le statut de l’artiste qui régit les relations professionnelles (relations de travail) entre les artistes oeuvrant comme travailleurs autonomes et les producteurs qui relèvent de la compétence fédérale. Le Tribunal a été créé en 1993 en vertu de la Loi sur le statut de l’artiste et a commencé ses activités lorsque les dispositions de fond de la Loi ont été promulguées en mai 1995.

Le Tribunal est un organisme fédéral quasi judiciaire et indépendant auquel sont assujettis les entreprises de radiodiffusion qui relèvent du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, les ministères fédéraux et la majorité des sociétés d’État et des organismes fédéraux (notamment l’Office national du film et les musées nationaux. Le Tribunal a le mandat suivant en vertu de la loi :

• Définir, dans les limites de sa compétence, les secteurs d’activité culturelle appropriés aux fins de la négociation collective entre les associations d’artistes et les producteurs;
• Accréditer les associations d’artistes qui doivent représenter les artistes oeuvrant comme travailleurs autonomes dans ces secteurs;
• Statuer sur les plaintes de pratiques déloyales déposées par les artistes, les associations d’artistes ou les producteurs et prescrire les redressements indiqués dans les cas de contravention à la partie II de la Loi.

Actuellement, le Tribunal se compose d’un président, d’une vice-présidente et de trois autres membres. Tous sont nommés par le gouverneur en conseil et les cinq membres actuels sont à temps partiel.

Le président est le premier dirigeant du Tribunal et il est responsable de la gestion du personnel et de la supervision des travaux du Tribunal, notamment de la répartition du travail entre les membres et de l’affectation des membres à la présidence des audiences. Le pouvoir de signer les documents financiers a été délégué au directeur exécutif et avocat général du Tribunal qui voit aux activités courantes du Tribunal.

3 CONTEXTE

Le Tribunal est une organisation qui compte 10 ÉTP et des crédits votés totalisant environ 1,846 $ million en 2004-2005. Il oeuvre dans un seul secteur d’activité et son directeur exécutif et avocat général est le gestionnaire responsable des activités courantes du Tribunal. Des pouvoirs ont été délégués au directeur, Services juridiques et administratifs (ce poste est vacant) et au directeur, Planification, recherche et communication. Le chef des services administratifs et l’agent administratif et financier ont reçu le pouvoir délégué d’engager des dépenses tandis que l’agent des services financiers exerce le pouvoir de payer pour le Tribunal.

4 OBJECTIF ET CHAMP DE LA VÉRIFICATION

Les objectifs de cette vérification sont de donner l’assurance que les principales activités en matière de finances et de passation de marchés se déroulent conformément aux politiques du SCT dans ces deux domaines et de faire des recommandations pour améliorer les activités de contrôle dans les cas où la conformité n’est pas assurée.

Le champ de la vérification comprend toutes les activités du Tribunal dans les domaines des finances et de la passation de marchés à l’exclusion de celles qui concernent les salaires. Les vérificateurs ont examiné les renseignements et les documents de nature financière pour la période allant du 1er avril 2003 au 31 octobre 2004. La vérification a été menée principalement au sein de la Section des services financiers du Tribunal, mais elle a aussi compris des entrevues avec la directrice exécutive, l’agent des services financiers et le chef des services administratifs.

5 APPROCHE ET MÉTHODE

Les vérificateurs ont utilisé l’approche et la méthode suivantes pour effectuer les vérifications :

• Examiner tous les documents pertinents du Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs sur la gestion financière. Les vérificateurs ont procédé à cet examen afin de bien comprendre les politiques, les procédures et les mécanismes d’établissement de rapports relativement aux pratiques en matière de finances et de passation de marchés.
• Interviewer le directeur exécutif, l’agent des services financiers, le chef des services administratifs et l’agente administrative et financière qui ont des responsabilités relativement au traitement des opérations financières et des opérations concernant les marchés. Les entrevues ont permis aux vérificateurs de comprendre le cadre de gestion financière actuel et les pratiques utilisées pour traiter ces opérations.
• Établir des critères de vérification pour procéder à la vérification. Des critères de vérification précis ont été élaborés pour évaluer la pertinence du cadre de gestion financière (mécanismes et méthodes de contrôle) et pour déterminer si les principaux éléments d’un bon cadre de gestion financière sont en place. Ces critères sont présentés avec chaque conclusion énoncée à la section 7.
• Examiner les opérations financières et les opérations relatives aux marchés. Les vérificateurs ont examiné un échantillon d’opérations financières et d’opérations relatives aux marchés pour déterminer si les principales mesures de contrôle précisées dans les politiques du SCT ou du Tribunal donnent les résultats visés.
• Valider les résultats de l’examen de l’échantillon. Les vérificateurs ont mis au point un document intitulé « Fiches d’observation » qui a été soumis au directeur exécutif et avocat général pour examen et commentaires. Les vérificateurs l’ont ensuite rencontrée pour passer le document en revue et obtenir les réponses du Tribunal.

6 REMERCIEMENTS

Les vérificateurs aimeraient remercier les diverses personnes et organisations qui ont participé à cette vérification de leur aide et de leur collaboration.

7 CONCLUSIONS DÉTAILLÉES ET RECOMMANDATIONS

a )Contrôle des engagements

Le Tribunal a les fonctionnalités de système qui lui permettent de contrôler les engagements, mais il ne procède pas systématiquement à la saisie des engagements applicables aux dépenses prévues. En conséquence, il s’expose au risque de dépasser le plafond de son crédit annuel.

Les vérificateurs ont cherché à déterminer si le Tribunal avait mis en oeuvre une fonctionnalité de système et élaboré des procédures lui permettant de ne conclure des marchés ou autres arrangements que si le crédit pertinent affichait un solde non grevé suffisant pour l’acquittement des toutes les dettes contractées en vertu de ces engagements.

Le système financier en place offre des fonctionnalités de contrôle des engagements et celles-ci servent le but visé. Les vérificateurs ont remarqué que les fonds ne sont pas toujours engagés au moment du lancement du processus de dépense, mais souvent dans le cadre du processus de paiement. Ce fut le cas pour huit opérations sur les 34 qui ont été examinées.

Selon les politiques du SCT, le Tribunal doit s’assurer que son crédit affiche un solde suffisant pour rembourser toute dette contractée en vertu d’un marché ou d’un autre arrangement. Lorsqu’il omet d’engager les dépenses prévues au moment où il décide de lancer le processus de dépense, le Tribunal n’obtient pas un tableau complet de ses dépenses prévues. La directrice exécutive a indiqué qu’il était très peu probable que les dépenses dépasse le crédit attribué au Tribunal parce qu’à la fin de l’année, celui-ci a habituellement des fonds non utilisés.

Recommandation

Le Tribunal devrait entrer toutes ses dépenses prévues dans le SFMC.

Réponse de la direction

D’accord – Il est à noter qu’il existe dans le SFMC des mécanismes de contrôle qui empêchent le dépassement du crédit. Les crédits sont entrés dans le tableau du contrôle du financement et il est impossible de les dépasser. Par conséquent, nos paiements ne peuvent pas dépasser notre crédit. Au cours de l’exercice qui vient, le Tribunal inscrira les engagements avant de lancer le processus de dépense.

b) Délégation de pouvoir

Le Tribunal fonctionne au moyen d’un instrument de délégation de pouvoir approuvé par le ministre du Travail précédent. Le diagramme comprend la délégation du pouvoir de payer à des agents non financiers. Cette délégation n’est pas conforme aux exigences de la politique du SCT sur la Délégation du pouvoir décisionnel et ne devrait être utilisée que dans des situations exceptionnelles.

Les vérificateurs voulaient savoir si le ministre du Travail avait délégué un pouvoir financier et opérationnel au personnel du Tribunal et si le Tribunal appliquait cette délégation conformément aux obligations précisées dans l’instrument de délégation et à la politique du SCT sur la délégation du pouvoir décisionnel.

Les vérificateurs ont remarqué que l’ancien ministre du Travail avait formellement délégué et communiqué les pouvoirs financiers par écrit. Cependant, une nouvelle délégation de pouvoir n’a pas encore été demandée au ministre nouvellement nommé.

Le Diagramme actuel des pouvoirs financiers de signer délègue le pouvoir de payer au président et au directeur exécutif et avocat général tandis que la politique du SCT exige que le Tribunal délègue ce pouvoir aux postes « d'agent financier » afin qu'ils puissent vérifier de façon indépendante la façon dont les autres agents exercent le pouvoir de dépenser. Cette situation est acceptable compte tenu du petit nombre de membres du personnel au Tribunal. Cependant, l’exercice de ce pouvoir devrait être restreint à des situations exceptionnelles lorsque l’agent des services financiers est absent et que ce n’est pas le président ou le directeur exécutif qui a demandé les marchandises ou les services ou confirmé que les fournitures ont été livrées ou les services rendus conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (« LGFP. Nous avons aussi remarqué que certaines restrictions du pouvoir ont été incluses dans les politiques internes et qu’il n’en est pas tenu compte dans le Diagramme des pouvoirs financiers de signer. Nous encourageons le Tribunal à inclure ces restrictions dans le Diagramme des pouvoirs financiers de signer.

Le Diagramme des pouvoirs financiers de signer accorde le plein pouvoir au président, au directeur exécutif et à d’autres postes de cadres au sein du Tribunal pour ce qui est d’engager des dépenses de représentation. Ce plein pouvoir est assujetti à des restrictions imposées par la politique du SCT sur l’accueil. L’une de ces restrictions s’applique en ce qui concerne l’approbation des frais d’accueil qui exige l’approbation du ministre pour toute activité unique dont le coût prévu dépasse 5 000 $.

Recommandation

Le Tribunal devrait revoir et mettre à jour ses pouvoirs délégués afin de tenir compte des limites précises touchant certains postes et aussi appliquer les restrictions concernant l’accueil.

Le Tribunal devrait aussi demander au ministre d’approuver un nouveau Diagramme des pouvoirs financiers de signer.

Réponse de la direction

D’accord – Le Tribunal a fait remarquer que le pouvoir de payer est presque exclusivement exercé par l’agent des services financiers. Le Tribunal mettra à jour le Diagramme des pouvoirs financiers de signer en vue de tenir compte de la limite de 5 000 $ et de politiques internes concernant les dépenses et il obtiendra l’approbation du nouveau ministre.

c) Vérification des comptes

Le Tribunal n’a pas mis en place un processus de vérification qui garantit, compte tenu de l’importance du risque, que les travaux ont été faits conformément aux conditions du contrat ou de l’entente et que les politiques pertinentes ont été respectées. Ce processus doit être appliqué avant que l’agent auquel est délégué le pouvoir d’attester l’exécution du contrat exerce ce pouvoir (article 34 de la LGFP).

Les vérificateurs voulaient déterminer si le Tribunal payait à temps, c’est-à-dire ni trop tôt ni trop tard, les sommes qu’il doit réellement à des tiers. Ils s’attendaient à voir que le Tribunal avait mis en place un mécanisme de vérification des comptes conçu et utilisé de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l’importance des risques assortis à chaque paiement.

Le Tribunal n’a pas étayé par des documents la vérification requise avant l’enregistrement d’une opération dans le système financier et avant que l’agent ayant le pouvoir délégué d’attester l’exécution du contrat exerce ce pouvoir. En conséquence, certaines vérifications qui auraient dû normalement être effectuées ne l’ont pas été. De façon générale, les vérificateurs n’ont pas pu toujours attester que la documentation à l’appui du paiement existait. L’évaluation d’échantillons a révélé dix (10) vérifications de comptes incomplètes sur les 34 opérations examinées.

Dans six cas, le vérificateur a remarqué que de l’intérêt avait été versé parce que le paiement était en retard. Dans trois d’entre eux, il y a des indications au dossier selon lesquelles le paiement a été traité à temps. Le directeur exécutif a indiqué que le système, le SFMC, calculait de façon erronée des intérêts et que des mesures avaient été prises pour recouvrer l’argent dans deux cas où des intérêts avaient été versés. Dans trois cas, le vérificateur n’a rien vu qui indiquait qu’un gestionnaire avait approuvé la facture applicable à des services ou à des marchandises reçues conformément à l’article 34 de la LGFP avant que le paiement ne soit autorisé. La directrice exécutive a expliqué que dans deux de ces trois situations, le gestionnaire a signé dans la mauvaise section, mais voulait ainsi attester que les marchandises avaient été reçues ou les services rendus.

Dans un cas, l’agent financier a approuvé le paiement concernant une opération dont il bénéficiait personnellement.

Recommandation

Le Tribunal devrait étayer sa vérification des comptes par des documents et utiliser une liste de contrôle pour attester qu’un processus de vérification a eu lieu avant que le directeur exécutif exerce son pouvoir d’attester l’exécution du contrat.

Les vérificateurs encouragent le Tribunal à signaler à TPSGC le pépin dans le système qui a entraîné un calcul erroné d’intérêts pour que les autres ministères utilisant le SFMC puissent en être informés et pour que le problème soit réglé.

Réponse de la direction

D’accord – Une politique et des procédures sur la passation des marchés ont déjà été mises en place et les gestionnaires de centre de responsabilité et le chef des Services administratifs, veilleront à ce que la documentation nécessaire soit incluse.

Le Tribunal a récemment embauché un agent financier qui exercera le pouvoir de payer conformément à l’article 33 de la LGFP. L’agent financier aura pour tâche de renforcer le processus de vérification des comptes qui est en place.

La responsabilité première du système de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué conformément à l’article 33 de la LGFP. Ces agents confirment qu’il existe un système approprié de vérification des comptes, conformément à l’article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit et consciencieusement. Les vérificateurs ont cherché à déterminer si le pouvoir de payer était adéquatement exercé au Tribunal.

Jusqu’à récemment, le Tribunal achetait ses services financiers et un entrepreneur était autorisé à approuver les paiements conformément à l’article 33 de la LGFP. À l’automne 2004, deux tribunaux ont décidé d’embaucher ensemble un agent financier qui remplirait cette fonction à temps partiel dans les deux organisations.

Le pouvoir de payer est un contrôle financier important dans le cadre du traitement des paiements au gouvernement fédéral. Par conséquent, l’agent qui exerce le pouvoir de payer doit être en mesure d’offrir l’assurance que les gestionnaires ont appliqué leur processus de vérification des comptes conformément à l’article 34 de la LGFP et à la Politique du SCT sur la vérification des comptes.

Nous croyons comprendre que l’agent financier exerce son pouvoir de payer selon les étapes suivantes :

• Examiner le paiement en vue d’une approbation en vertu de l’article 34;
• Vérifier si le nom et l’adresse du vendeur sont exacts;
• Vérifier si le numéro de TPS du vendeur concerné est exact;
• Vérifier si le montant et les codes sont exacts.

Recommandation

L’agent des services financiers devrait étayer par des documents la vérification qu’il a mise au point pour s’assurer qu’il peut se fier sur le processus de vérification des comptes selon lequel le gestionnaire atteste l’exécution du contrat.

Réponse de la direction

D’accord – Le Tribunal élabore actuellement des plans visant à régler cette question.

d) Cartes d’achat

Le Tribunal a mis en place un modeste programme de cartes d’achat. L’agent financier coordonne ce programme.

Les vérificateurs ont examiné l’utilisation de cartes d’achat par le Tribunal pour se procurer des biens et services lorsqu’il est efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel de recourir à cette méthode. Ils s’attendaient à voir un coordonnateur qui gère le programme des cartes d’achat au Tribunal. Ils s’attendaient aussi à observer que le coordonnateur s’assure qu’il existe des mesures de contrôle fiables de l’utilisation des cartes d’achat et que le programme des cartes d’achat du Tribunal est bien géré.

Deux employés utilisent une carte de crédit MasterCard. Ils ont tous les deux une limite mensuelle de crédit de 15 000 $. Il y a aussi une carte de crédit ARI pour l’achat d’essence et les réparations du véhicule du Tribunal et c’est le chef des Services administratifs qui détient cette carte.

Le détenteur de la carte vérifie lui-même les relevés de la Banque de Montréal et de ARI Canada, les rapprochent avec les bons de commande et les factures et les approuvent en vertu de l’article 34 de la LGFP. Or, un détenteur de cartes ne devrait pas approuver ses propres relevés. C’est le directeur exécutif qui devrait approuver les relevés des détenteurs de carte.

Il y a une carte de crédit collective AMEX qui est utilisée pour l’achat de billets d’avion. Au dossier, il est indiqué que chaque dépense a été vérifiée, mais il n’y a pas de documents attestant que le voyage d’affaires a bien eu lieu. Pour garantir que le voyage a eu lieu et pour un meilleur contrôle des dépenses, l’itinéraire des voyageurs ou des billets électroniques devraient être joints à la facture.

Cinq cartes AMEX ont été remises à des membres du personnel qui voyagent régulièrement. Ces cartes facilitent la gestion des voyages d’affaires au Tribunal.

Jusqu’ici, l’agent financier n’a pas mis en place de méthode de contrôle applicable au programme des cartes d’achat. Nous l’encourageons à le faire.

Recommandations

Le détenteur d’une carte ne devrait pas être autorisé à approuver son propre relevé. C’est le directeur exécutif qui devrait approuver ces états de dépenses.

Le coordonnateur du programme des cartes d’achat devrait mettre en oeuvre une méthode de contrôle adaptée à la taille du programme qui permettrait de vérifier certaines opérations pour voir si elles sont conformes à la Politique du SCT sur les cartes d’achat.

Réponse de la direction

D’accord – Les relevés de comptes de cartes de crédit seront approuvés par quelqu’un d’autre que le détenteur de la carte d’achat. Le Tribunal joindra les itinéraires ou des copies des billets électroniques aux comptes AMEX à l’appui de la facture.

e) Accueil

Le Tribunal n’a que quelques activités d’accueil et n’a donc pas mis en place un vaste programme pour gérer ces activités.

Les vérificateurs voulaient déterminer si le Tribunal avait élaboré des pratiques lui permettant d’organiser des activités d’accueil de façon économique, uniforme et appropriée pour faciliter la conduite de ses affaires ou lorsque la courtoisie l’exige. Ils s’attendaient à voir que les activités d’accueil se déroulaient conformément à la politique du SCT et qu’elles respectaient les limites applicables aux frais moyens et maximums par personne. Ils ont aussi vérifié que le Tribunal respectait les directives du gouvernement sur la divulgation proactive des frais d’accueil.

Le Tribunal a déclaré peu d’activités d’accueil et celles qu’il a tenues l’ont été conformément à la politique du SCT sur l’accueil.

f) Voyages

Le Tribunal a mis en place les mesures de contrôle nécessaires pour s’assurer que les voyages d’affaires sont autorisés et que des registres sont maintenus. Les demandes de remboursement de frais de voyage sont examinées et approuvées conformément à la Directive sur les voyages du SCT et au document Autorisations spéciales de voyager.

Le Tribunal appuie les principes du SCT (confiance, justice, transparence et pratiques de voyage modernes) et les applique dans toute l’organisation. Il a mis au point un document sur les politiques financières et administratives qui traite des voyages des membres.

Les vérificateurs voulaient voir si le Tribunal appliquait les principes du SCT dans le cadre de la gestion des voyages d’affaires et s’assurer que ces principes amenaient tous les employés et les gestionnaires à appliquer des pratiques de voyage modernes justes et raisonnables dans toute l’organisation.

Les voyages du personnel sont habituellement pré-autorisés par le directeur exécutif. Dans le cas des membres, c’est le président qui donne cette autorisation. Les demandes de remboursement de frais de voyage sont utilisées pour déclarer les frais de voyage et sont adéquatement revues par le directeur exécutif ou le président avant que l’autorisation de paiement ne soit donnée.

Les demandes de remboursement de frais de voyage du président sont approuvées par l’apposition de son tampon plutôt que par la signature de sa propre demande. Il en est ainsi parce que le président demeure à l’extérieur de la région de la capitale nationale et qu’il est nommé à temps partiel. Cependant, une procédure bien documentée est en place pour limiter l’utilisation du tampon. Le président doit autoriser son utilisation par courriel. Par conséquent, il y un courriel pour chaque situation où le tampon est apposé.

Le Tribunal a établi ses propres directives sur les voyages. Les vérificateurs ont remarqué que ces directives fournissent les lignes directrices nécessaires aux membres qui voyagent. Ils ont pris note du fait que certaines de ces directives ne correspondent plus aux directives actuelles du SCT sur les voyages. Par exemple, les Directives sur les voyages du SCT permettent en tout temps les déplacements par train en première classe. Les dépenses supplémentaires peuvent maintenant inclure les appels interurbains en cas de déplacements lorsque ceux-ci se font à l’intérieur du Canada. Nous encourageons le Tribunal à harmoniser ses politiques et les Directives sur les voyages du SCT.

Recommandation

Le Tribunal devrait réviser ses directives sur les voyages sur le fondement des Directives sur les voyages du SCT publiées en octobre 2002.

Réponse de la direction

D’accord – Les directives sur les voyages du Tribunal reflèteront les nouvelles directives du SCT. Les nouvelles directives ont été appliquées dès qu’elles ont été reçues.

g) Marchés

Le Tribunal achète des services spécialisés de temps à autre pour s’acquitter de son mandat. La plupart du temps, la passation de marchés se fait sans processus concurrentiel ce qui expose le Tribunal à des critiques sur son manque d’équité dans le choix de ses entrepreneurs et ne lui permet peut-être pas d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour l’État et le peuple canadien.

Les vérificateurs ont cherché à déterminer si la passation de marchés par le Tribunal se fait d’une manière qui résiste à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, facilite l’accès, encourage la concurrence, constitue une dépense équitable de fonds publics et donne la primauté aux éléments fondamentaux du mécanisme d’acquisition. Les vérificateurs ont aussi voulu déterminer si le Tribunal conservait des documents adéquats au dossier¹.

Les vérificateurs ont examiné douze marchés d’achat de biens et services. Ces marchés ont été passés avec différentes personnes ou organisations, mais dans quatre cas, il n’y avait aucun document au dossier pour justifier la sélection ou l’attribution du marché à un fournisseur exclusif. Cependant, ces marchés avaient une valeur de moins de 25 000 $ et n’exigeaient pas de soumissions par concurrence. En général, la documentation au dossier concernant la passation de marchés était inadéquate.

On a aussi remarqué que certains contrats ne mentionnaient pas le coût total du projet, mais plutôt le nombre de jours et le coût quotidien. Le coût total et le coût quotidien doivent tous les deux figurer dans un contrat pour limiter l’obligation financière du Tribunal.

Cette méthode utilisée pour se procurer des biens et services ne garantit pas l’accès et ne favorise pas la concurrence ou l’obtention des meilleurs prix. Elle expose aussi le Tribunal à des critiques concernant le manque d’équité de son processus de sélection. Nous encourageons le Tribunal à retenir les entreprises ou les particuliers au moyen d’un petit processus concurrentiel. Ces entreprises ou particuliers fourniraient alors de temps à autre des services au Tribunal. Nous l’encourageons également à annoncer l’adjudication de contrats (pour les projets plus importants) dans le système de soumissions par voie électronique du gouvernement au moyen d’un préavis d’adjudication de contrat (PAC). Lorsqu’on utilise un PAC, si aucun énoncé de capacités répondant aux exigences précisées n’est reçu dans un délai de quinze jours, le marché proposé est considéré comme concurrentiel. Cette approche aiderait le Tribunal à atténuer les risques liés aux contrats. Nous avons, de fait, remarquer qu’un contrat a été adjugé au moyen d’un PAC.

Recommandations

Le Tribunal devrait fournir des documents et une justification lorsqu’il passe un marché selon la formule du fournisseur unique.

Réponse de la direction

Le Tribunal utilise un processus concurrentiel pour adjuger ses contrats d’une valeur de plus de 25 000 $, au moyen du PAC lorsque c’est approprié, et pour ses achats de moins de 25 000 $ lorsqu’il est rentable de le faire.

D’accord – Une politique et des procédures sur les marchés ont été élaborées et les gestionnaires des centres de responsabilité et le chef des Services administratifs veilleront à ce que les documents nécessaires soient inclus.

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1 Les documents au dossier sont les registres officiels qui comprennent un dossier de contrat renfermant : des renseignements détaillés sur le processus de sélection, des copies du contrat et des factures, des rapports d’étape et finals et d’autres produits livrables.